APRESENTAÇÃO
O Arquivo da FLUP compreende e unifica numa só estrutura o âmbito, funções e objetivos específicos dos vulgarmente chamados Arquivo Geral e Arquivo Histórico, sendo por isso, constituído pelo conjunto orgânico de documentos de natureza administrativa e histórica proveniente dos diferentes serviços e como resultado direto das atribuições genéricas de recolha, seleção, tratamento e difusão que incumbem ao serviço de arquivo. Tem ainda, como missão, organizar e garantir a conservação, acesso e difusão do património documental da FLUP.
Em regime de instalação desde 1996, o Arquivo Central foi formalmente criado pela Resolução nº87/97, de 22 de agosto (2ª série).
Em 2007, e pela deliberação nº1179/2007, D.R., II Série, Nº120, de 25 de junho de 2007 (Regulamento e Quadro Não Docente da Faculdade de Letras da Universidade do Porto (FLUP)), passou a chamar-se Serviço de Gestão de Informação Ativa e Permanente, e são-lhe acrescidas novas competências de acordo com as crescentes necessidades impostas pela comunidade académica.
Em 2017, e através do Regulamento Orgânico dos Serviços da Faculdade de Letras do Universidade do Porto (Regulamento nº282/2017,
D.R., II Série, Nº100, de 24 de maio de 2017), foi inserido nos Serviços Técnicos Especializados e sob dependência direta dos Serviços de Documentação e Informação, integrando uma das três unidades que fazem parte destes Serviços. Assume a designação de Arquivo e as suas atribuições passam a ser as seguintes:
a) Manter e gerir o Arquivo da FLUP, independentemente do suporte em que a informação se encontre materializada;
b) Proceder à avaliação da Informação e garantir a efetiva aplicação das tabelas de seleção documental;
c) Colaborar na gestão dos processos organizacionais procedendo ao seu mapeamento, modelação, reformulação e manutenção, tendo em vista a simplificação dos procedimentos e dos circuitos da informação, bem como a sua articulação com os processos organizacionais dos serviços centrais da Universidade do Porto;
d) Colaborar com os diversos setores orgânicos da FLUP nas questões relacionadas com a gestão da informação/arquivo;
e) Promover, assegurar e validar as transferências de documentação para o Arquivo, incluindo a transferência da informação em suporte digital;
f) Proceder à organização, tratamento e armazenamento da documentação incorporada no Arquivo Central;
g) Manter permanentemente atualizada a base de dados do Arquivo, bem como a Informação disponível no site do SDI;
h) Garantir a segurança e preservação a longo termo da informação destinada a conservação permanente;
i) Assegurar o funcionamento de um serviço de requisições e consultas ao Arquivo, de acordo com os respetivos requisitos de acessibilidade e comunicabilidade;
j) Cooperar com a Universidade do Porto no sentido de garantir a aplicação de critérios de normalização e de uniformização no tratamento da informação e colaborar em projetos de interesse comum para os arquivos da Universidade;
k) Participar em projetos e ações de formação que envolvam a área da gestão de arquivos e áreas afins.
(2017.05.24 - Regulamento nº 282/2017, 24 de maio, D.R., 2ª Série, nº100 (10241-10245)
