Regulamento

Este instrumento está a ser revisto, de acordo com as novas competências do Serviço e será, oportunamente, validado pelo Coordenador de Serviços e aprovado pelo Conselho Executivo.

TRANSFERÊNCIAS DOCUMENTAIS

Artigo 4º

1. Os diferentes órgãos e serviços da Faculdade de Letras do Porto devem promover regularmente, o envio para o arquivo da respectiva documentação considerada desnecessária para a administração corrente.
2. Os prazos de incorporação serão avaliados, caso a caso, prevendo-se a elaboração de tabelas de triagem.

Artigo 5º

As transferências de documentos obedecerão às regras que constam do presente Regulamento, devendo ser completadas por ordens de serviço no que respeita à sua calendarização e especificidades.

Artigo 6º

1. A documentação é enviada ao arquivo obedecendo às seguintes formalidades:
a) Em livros encadernados, quando as unidades documentais assim se apresentem na sua forma original;
b) Em livros encadernados, quando as unidades documentais assim o exijam;
 c) Em pastas ou caixas de arquivo de modelo uniformizado;
 d) E no seu suporte original devidamente acomodado.
2. O envio de documentação efectua-se com a periodicidade estabelecida pelo Arquivo e pelos responsáveis dos diferentes serviços e promulgado por ordem de serviço.
3. A documentação é acompanhada de uma Guia de Incorporação, segundo o modelo adoptado, visada pelo responsável pelo serviço e na sua ausência, pelo seu legal substituto, que remete a dita documentação e instrumentos de pesquisa existentes no respectivo arquivo corrente. Também deverá ser visada pelo responsável pela recepção. Após a recepção da documentação transferida e a conferência da Guia de Incorporação, será assinado um Auto de Entrega responsáveis dos serviços envolvidos

Artigo 7º

Os processos e requerimentos deverão ser, sempre que possível, devidamente paginados e, caso tenha sido retirado algum documento, será intercalada, em sua substituição, o modelo de Desanexação de documentos, registando a paginação do mesmo e a assinatura e visto do responsável pelo respectivo serviço.

Artigo 8º

A paginação dos processos e requerimentos far-se-á, para facilidade de controlo, do seguinte modo:
 a) No canto superior direito, indica-se o número da página;
 b) Na mesma zona e logo a seguir, coloca-se uma barra;
c) Ainda na mesma zona, indica-se o número total das páginas desse documento;
d) Finalmente, deverão ser retirados todos os materiais metálicos, como os dossiers que tiverem metal, clips, agrafes, etc…

Artigo 9º

O Arquivo poderá recusar todos os envios que não cumpram os requisitos estabelecidos.