Serviço de Gestão de Informação Activa e Permanente

O Serviço de Gestão de Informação Activa e Permanente foi criado através do Regulamento e Quadro Não Docente da FLUP (Deliberação nº1179/2007, D.R., II Série, Nº120, de 25 de Junho de 2007), e veio substituir o Serviço já existente, Arquivo Central, acrescendo-lhe assim novas competências de acordo com as crescentes necessidades impostas pela comunidade académica.
Este serviço está organicamente ligado e sob dependência directa da Direcção de Serviços de Documentação e Sistemas de Informação e é coordenado por um Técnico Superior Principal de Arquivo. São, pois, as suas competências:

a) Assegurar a gestão dos processos organizacionais procedendo ao seu mapeamento, modelação, reformulação e manutenção, tendo em vista a simplificação dos procedimentos e dos circuitos da informação, bem como a sua articulação com os processos organizacionais dos serviços centrais da UP;

b) Manter e actualizar as memórias descritivas dos processos e procedimentos com vista à constituição do “Manual de Procedimentos da FLUP”; Manter e actualizar as memórias descritivas dos processos e procedimentos com vista à constituição do “Manual de Procedimentos da FLUP”;

c) Especificar os requisitos para a adequação/desenvolvimento do SIGARRA, em articulação com as equipas de desenvolvimento do IRICUP;

d) Especificar os requisitos para o desenvolvimento/actualização de outras aplicações informáticas, implementadas ou a implementar, bem como do portal FLUP e páginas web dos seus sectores orgânicos, promovendo, sempre que possível, a sua integração com o SIGARRA e a utilização de soluções inovadoras;

e) Garantir que a concepção de processos e a especificação de requisitos se enquadra numa perspectiva de preservação a longo termo da informação destinada a conservação permanente;

f) Implementar a gestão integrada de informação na FLUP, definindo normas para a sua gestão e assegurando o controlo da informação em todo o seu ciclo de vida;

g) Assegurar a gestão de informação do SIGARRA, bem como das aplicações informáticas e páginas web implementadas ou a implementar, com o apoio dos Serviços de Informática;

h) Gerir os perfis de acesso, a instalação de novos módulos e funcionalidades do SIGARRA, bem como das aplicações informáticas implementadas ou a implementar, em articulação com os Serviços de Informática;

i) Manter e gerir o Arquivo Central da FLUP, independentemente do suporte em que a informação se encontre materializada;

j) Criar, manter e garantir a efectiva aplicação das tabelas de avaliação e selecção da informação;

k) Promover, assegurar e validar as transferências de documentação para o Arquivo Central, incluindo a transferência da informação em suporte digital;

l) Garantir a segurança e preservação a longo termo da informação destinada a conservação permanente;

m) Colaborar com os diversos sectores orgânicos nas questões relacionadas com a gestão da informação/arquivo;

n) Assegurar o funcionamento de um serviço de requisições e consultas ao Arquivo Central, de acordo com os respectivos requisitos de acessibilidade e comunicabilidade;

o) Promover e manter a cooperação com o Arquivo Central da Universidade do Porto no sentido de garantir a aplicação de critérios de normalização e de uniformização no tratamento da informação;

p) Participar em projectos e acções de formação que envolvam a área da gestão de informação e áreas afins.

 

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    Data da última actualização: 2017-07-26
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