Serviços

Consulta e Empréstimo
Consultoria
Incorporações e Transferências
Calendário

 

 

Consulta e Empréstimo:

A documentação administrativa que se encontra sobre a custódia do SGIAP, só poderá ser consultada por funcionários que exerçam funções nos Serviços existentes na FLUP, atendendo às limitações que a legislação vigente contempla. No entanto, existem poderão existir excepções, devidamente documentadas e com a respectiva autorização das autoridades competentes, Director dos SDI ou Presidente do Conselho Directivo da FLUP.
A restante documentação encontra-se aberta à restante comunidade escolar (discentes/docentes), tendo em conta os prazos de vigência administrativa e jurídica dos documentos e a salvaguarda dos direitos dos indivíduos, devendo ser sempre usada a informação para fins educativos e de investigação.
O requisito fundamental para efectuar o serviço de empréstimo será o preenchimento do formulário Requisições.
Salientamos que estão disponíveis, em formato PDF, vários Inventários:
- Inventário dos Diários do Governo/ Diários da República (existentes no SGIAP);
- Inventário da Série Actas (todos os Conselhos);
- Inventário da Série Livros de Sumários, por curso;
- Inventários da Série de Processos de Alunos, por curso e por ciclo (1º- Licenciaturas e 2º- Mestrados, Doutoramentos, Cursos de Especialização, Cursos Integrados, Cursos Pós-Graduados, etc.)
Pensamos, brevemente, disponibilizar informação relativa a legislação histórica referente única e exclusivamente à FLUP.

A documentação emprestada depois de examinada, deverá ser devolvida no prazo máximo de 1 mês.


Consultoria

Trata-se de um serviço interno, relacionado com o pedido de informações técnicas, internas e externas, relativas à organização, avaliação, tratamento técnico, selecção e eliminação de documentação.

 

Incorporações e Transferências

Trata-se de um serviço interno, no qual é efectuado um conjunto de operações que resultará a remessa para o SGIAP, com subsequente alteração de custódia, de séries e documentos produzidos e acumulados pelos Serviços, cujos prazos de retenção administrativa tenham cessado, sendo o seu destino final a conservação permanente. A seguir, passamos a descrever os procedimentos necessários para que a operação aconteça:
• Procedimentos para as transferências:
- Consulte o calendário anual para comprovar que a documentação será enviada em data prevista. Caso contrário, contacte com o SGIAP para solicitar a transferência;
- Leia atentamente as Normas para Transferência;
- Prepare a documentação tal como se indica;
- Preencha devidamente a Guia de Incorporação e assine;
• Instruções do preenchimento da Guia:
- Nº da incorporação: número sequencialmente atribuído pelo SGIAP
- Data: dia, mês e ano, da respectiva transferência
- Serviço depositante: designação atribuída pelo Regulamento Orgânico e Quadro de Pessoal Não Docente, em vigor à data
- Volume total da transferência: indicação do número e tipo de unidades de instalação constantes da transferência – ex: livros 5, pastas 10, processos 10, maços 50, doc. avulsos 20, fotografias 4, diversos 8
- Nº de ordem: número a ser atribuído pelo SGIAP
- Título ou Conteúdo: designação dada à unidade de instalação que vai ser transferida e que indica geralmente, a matéria de que se trata
- Quantidade: indicação do número de unidades com o mesmo título ou conteúdo
- Data inicial: a primeira data que consta do processo
- Data final: a última data que consta do processo
- Responsável pelo envio: assinatura do responsável da operação, assim como o seu nome e designação do cargo que ocupa no Serviço
- Responsável pela recepção: assinatura do responsável da operação do Arquivo Central, assim como o seu nome e designação do cargo que ocupa no Serviço
- Data: dia, mês e ano, da respectiva transferência
- Nota: Existe no formulário uma coluna que é da inteira responsabilidade do preenchimento do Arquivo Central, não devendo portanto, ser preenchida pelos outros Serviços.
• Contacte o Gabinete de Apoio Técnico para solicitar a transferência da documentação;
• Faça acompanhar a documentação com o original da Guia de Incorporação devidamente preenchido e o Auto da Entrega;
• Por fim e depois de verificada a documentação pelo SGIAP, será enviado um exemplar, devidamente assinado e datado, da Guia de Incorporação enviada e do respectivo Auto de Entrega.

 

Calendário anual de transferências

DIRECÇÃO/ SERVIÇO/DEPARTAMENTO

RESPONSÁVEL

PERÍODO P/ TRANSFERÊNCIA

Direcção de Serviços Académicos e Financeiros (DSAF)

Raquel Magalhães

Luciano Costa

Janeiro, 1ª quinzena

Junho, 1ª quinzena

Direcção de Serviços de Documentação e Sistemas de Informação (DSDSI)

João Leite

Março, 1ª quinzena

Assessoria Jurídica

Susana Duarte

Março, 2ª quinzena

Secretariado

Paula Oliveira

Abril, 1ª quinzena

Gabinete de Eventos, Comunicação e Imagem

Fátima Lisboa

Abril, 2ª quinzena

Gabinete de Logística

José Augusto Silva

Maio, 1ª quinzena

Gabinete de Manutenção e Apoio Técnico

Avelino Martins

Maio, 2ª quinzena

Departamentos:

- Departamento de Estudos Portugueses e Românicos

- Departamento de Ciências e Técnicas de Património

- Departamento de Estudos Anglo-Americanos

- Departamento de Geografia

- Departamento de Germanísticos

- Departamento de Filosofia

- Departamento de Sociologia

- Departamento de História e Estudos Políticos Internacionais

- Secção Autónoma Jornalismo e Ciências da Comunicação

 

Junho, 2ª quinzena

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    Portugal

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    Data da última actualização: 2017-07-26
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