Serviços

Consulta e Empréstimo
Consultoria
Incorporações e Transferências

 

Consulta e Empréstimo:A documentação administrativa que se encontra sobre a custódia do Arquivo, só poderá ser consultada por funcionários que exerçam funções nos diversos Serviços da FLUP. No entanto, existem excepções a esta norma, sendo para isso solicitada a respectiva autorização aos responsáveis (responsável dos SDI ou Diretor da FLUP)

A restante documentação, encontra-se aberta à restante comunidade escolar (discentes/docentes), tendo em conta os prazos de vigência administrativa e jurídica dos documentos e a salvaguarda dos direitos dos indivíduos, devendo ser sempre usada a informação para fins educativos e de investigação.

O requisito fundamental para efectuar o serviço de empréstimo será o preenchimento do formulário Requisições.Salientamos, ainda, que estão disponíveis, em formato PDF, vários Inventários e Fundos Privados.

A documentação requisitada, terá que ser deverá ser devolvida no prazo máximo de 1 mês.

Consultoria

Trata-se de um serviço relacionado com os pedidos de informações técnicas, internas e externas, relativas à organização, avaliação, tratamento técnico, selecção e eliminação de documentação. Acrescenta-se ainda, o auxilio nas pesquisas, prestado aos alunos, docentes e outros investigadores,

Incorporações e Transferências

Trata-se de um serviço interno, no qual é efectuado um conjunto de operações que resultará a remessa para o Arquivo, com subsequente alteração de custódia, de séries e documentos produzidos e acumulados pelos Serviços, cujos prazos de retenção administrativa tenham cessado, sendo o seu destino final a conservação permanente. A seguir, passamos a descrever os procedimentos necessários para que a operação aconteça:


• Procedimentos para as transferências:
- Leia atentamente as Normas para Transferência;
- Prepare a documentação tal como se indica;
- Preencha devidamente a Guia de Incorporação e assine;

• Instruções do preenchimento da Guia:
- Nº da incorporação: número sequencialmente atribuído pelo Arquivo
- Data: dia, mês e ano, da respectiva transferência
- Serviço depositante: designação atribuída pelo Regulamento Orgânico e Quadro de Pessoal Não Docente, em vigor à data
- Volume total da transferência: indicação do número e tipo de unidades de instalação constantes da transferência – ex: livros 5, pastas 10, processos 10, maços 50, doc. avulsos 20, fotografias 4, diversos 8
- Nº de ordem: número a ser atribuído pelo Arquivo
- Título ou Conteúdo: designação dada à unidade de instalação que vai ser transferida e que indica geralmente, a matéria de que se trata
- Quantidade: indicação do número de unidades com o mesmo título ou conteúdo
- Data inicial: a primeira data que consta do processo
- Data final: a última data que consta do processo
- Responsável pelo envio: assinatura do responsável da operação, assim como o seu nome e designação do cargo que ocupa no Serviço
- Responsável pela recepção: assinatura do responsável da operação do Arquivol, assim como o seu nome e designação do cargo que ocupa no Serviço
- Data: dia, mês e ano, da respectiva transferência
- Nota: Existe no formulário uma coluna que é da inteira responsabilidade do preenchimento do Arquivo, não devendo portanto, ser preenchida pelos outros Serviços.


• Contacte o Unidade de Manutenção e Apoio Técnico para solicitar a transferência da documentação;
• Faça acompanhar a documentação com o original da Guia de Incorporação devidamente preenchido e o Auto da Entrega;
• Por fim e depois de verificada a documentação pelo Arquivo, será enviado um exemplar, devidamente assinado e datado, da Guia de Incorporação enviada e do respectivo Auto de Entrega.

 

 

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Data da última actualização: 2017-11-03
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